Gebruiker (aanmaken, bewerken, importeren, verwijderen)

Gebruiker - Gebruikersscherm

Je vindt het gebruikersscherm bij Menu > Gebruikers. Hier is een overzicht van alle gebruikers.

Deze lijst kun je sorteren door op een kolomhoofd te klikken en filteren met de zoekvelden. Handig als je een specifieke gebruiker wil zoeken.

Via dit scherm kan je ook inloggen als een gebruiker door te klikken op het vergrootglas 🔎.

Gebruiker - Aanmaken

💡Voordat je een nieuwe gebruiker aanmaakt, is het handig om eerst het leertraject en een groep klaar te zetten, waaraan je de deelnemer wil koppelen. Bij het toevoegen van een nieuwe deelnemer wordt er namelijk een e-mail gestuurd, waarin staat welke modules er voor deze deelnemer klaar staan.

Ga naar Menu > Gebruikers en klik op de knop Toevoegen.
Op het tabblad 'Profiel' vul je de verplichte velden in:

E-mailadres
Voornaam
Achternaam

3. Klik op Volgende om naar het volgende tabblad te gaan.

De overige velden zijn geen verplichte velden. Zo kun je bijvoorbeeld extra rollen toekennen, zoals een docent rol of een beheerdersrol. Standaard is de rol van deelnemer ingevuld. Onder 'Geavanceerde instellingen' vind je nog meer invulvelden.

Alle verplichte velden staan op het tabblad 'Profiel'. De andere tabbladen zijn niet verplicht om in te vullen.

4. Klik op Toevoegen om de gebruiker aan te maken.

Gebruiker bewerken

Je wil een gebruikersaccount aanpassen.

Ga naar Menu > Gebruikers voor een lijst met alle gebruikers.
Klik op ✏️ 'Bewerken'.

Wijzigingen die je hier doet, zullen automatisch worden opgeslagen.

Gebruiker bewerken - Profiel

Op het tabblad 'Profiel' zijn in ieder geval de verplichte velden ingevuld:

E-mailadres
Voornaam
Achternaam

⚠️ Wanneer je het e-mailadres van de deelnemer wijzigt, dan wordt automatisch ook de gebruikersnaam aangepast. Het is aan te bevelen om bij deze wijziging het welkomstbericht opnieuw te verzenden, zodat de deelnemer alle benodigde inloggegevens ontvangt op zijn nieuwe e-mailadres.

→ Wil je nog meer invulvelden bij de deelnemer? Dan maak je eigen velden aan. Klik hier als je meer wil leren over eigen velden.

Gebruiker importeren

Als je veel gebruikers tegelijkertijd wil toevoegen, dan kun je dit het beste via een import doen.

Ga naar Menu > Gebruikers en klik rechtsboven in het scherm op de knop Gebruikers importeren.

Gebruiker importeren - Invullijst

Klik op de knop Help ? onderaan de pagina voor een overzicht van welke velden kunnen worden geïmporteerd.

Onderaan de uitleg kun je Voorbeeld XLSX-bestand downloaden. Deze kan je invullen met de importgegevens.

Gebruiker importeren - Gegevens invullen

Voor het importeren van gebruikers heb je minimaal nodig:

Voornaam
Achternaam
E-mailadres

De andere kolommen zijn optioneel.

Houd er rekening mee dat het unieke e-mailadressen moeten zijn. Ze mogen niet al een keer voorkomen in jouw omgeving.

De gebruikersnamen worden automatisch gekopieerd van de kolom met e-mailadressen.

💡 Je kunt meerdere groepen tegelijk koppelen, als je het '+' symbool gebruikt als scheidingsteken.

⚠️ Let op dat er in je groepsnamen geen '+' symbool zit.

⚠️ Let op dat je de groepsnaam exact spelt. Je kunt via een import geen nieuwe groepen maken, dus je kunt alleen een bestaande groep gebruiken.

Gebruiker importeren - Gegevens uploaden

Kies de knop Toevoegen aan groep wanneer je alle gebruikers die je nu gaat importeren aan één groep wil koppelen. Als je de groepen aangeeft in het importbestand, dan kun je deze van elkaar laten afwijken.

Je kan het xlsx-bestand uploaden, maar ook direct plakken bij het tekstvlak. Als je de gegevens wil plakken, dan kopieer je alle velden samen met de tabelkoppen.

Klik vervolgens op de knop Uploaden.

💡 Test je import eerst met 1 gebruiker om te zien of de gegevens correct worden geïmporteerd. Controleer hierbij ook direct of de welkomst e-mail goed is verstuurd en of deze de juiste tekst bevat. Dit kun je doen via Menu > Verzonden berichten bij de knop Bekijken.

Gebruiker importeren - Preview checken

Het systeem geeft nu een preview van de data die het zal importeren. Je kunt zien in welke kolom welke data zal komen. Controleer deze data goed en indien akkoord, klik je rechtsonder op de knop Gebruikers importeren.

💡 Bij bestaande gebruikers kan je ook gegevens vervangen of toevoegen. Kies in dat geval bij deze preview voor een bestaande gebruiker in de laatste kolom. Als het emailadres hetzelfde is, zal deze gebruiker automatisch ingevuld worden.

Gebruiker importeren - Status

Je ziet nu bovenin in beeld een bevestiging dat er een import is gestart. 'Er is een achtergrondproces gestart voor het importeren van x medewerkers.'

Als je een flinke lijst met gebruikers importeert, kan dit wel enkele minuten duren. Dus dan is het handig dat je hier kunt zien dat het systeem nog bezig is.

Als de import is gedaan, krijg je een overzicht of de status Afgerond of Mislukt is. Als de status Mislukt is, dan krijg je extra informatie in de kolom 'Foutmelding' over waardoor het niet is gelukt.

Gebruiker - Welkomstbericht

Als je het welkomstbericht (de notificatie 'Nieuw Account') nogmaals wil laten verzenden naar een gebruiker, dan kan dat in het gebruikersoverzicht.

Ga naar Menu > Gebruikers.
Selecteer de gebruiker die je opnieuw het bericht wil toesturen.
Klik vervolgens op de knop Verzend welkomstbericht opnieuw.

Rechtsonder zie je even kort in beeld de melding Bericht succesvol verzonden!

Gebruiker - Verwijderen of archiveren

Wanneer je niet langer wil dat een gebruiker toegang heeft tot de online leeromgeving, dan zet je die gebruiker op inactief of verwijder je deze. Het verschil is groot. Een inactieve gebruiker kan altijd weer worden geactiveerd, maar een verwijderde gebruiker is permanent verwijderd.

Voor beide opties ga je naar Menu > Gebruikers. Selecteer de gebruiker die je archiveren en klik op 🗑️ Verwijderen. De gebruiker is nu verplaatst naar het tabje 'Inactieve gebruikers'.

Daar bij het tabje 'Inactieve gebruikers' kan je de gebruiker weer selecteren en vervolgens klikken op 🗑️ Permanent verwijderen.

⚠️ Let op! Als je een gebruiker verwijderd zullen alle gegevens van deze deelnemer worden verwijderd. Dit kan niet worden teruggezet.